March Facilities and IT Update

Dear Family Star Community, I’d like to provide everyone with recent updates on projects regarding Facilities and IT. If you have any questions about the following updates, please feel free to contact me at (303) 477-7827 or via email at lespinoza@familystar.net. We’re thrilled to be moving forward on so many exciting projects, and look forward to continuing to share our progress with you!

Sincerely,

Lionel Espinoza Jr., M.Ed

Director of Operations

• I am working with Gordon Smith (our Facilities Manager), Josie Atkins-Banks (NE Main Center Director) and Deborah Covill (Nido 1 Lead Teacher) to develop a plan for a large motor development space at the NE main building. This space in the back of the building will be developed for ages 0-3. We are hoping to have something complete within the next 4-6 weeks, depending on weather. This will be cost efficient considering we will be moving to Curtis Park in the fall.

• I am working with Stacy Allen (NE Primary Center Director) and Gordon to develop a timeline for the Curtis Park move. This timeline will include information such as applying for new child care and business licenses as well as logistics for moving. Once the plan has been established, I will share with everyone for feedback. In the meantime, let me know if you think of anything that should be on the timeline.

• I have received bids from Nexus Tek for new computers for all classroom staff. I expect to meet with Stacia Harris (Executive Assistant) and Zena De Guzman (Finance Director) this week to review the bids and ensure that we are meeting all regulations such as procurement. We expect to have them up and running within the next 2-3 weeks.

• The NW expansion is coming along quite nicely. There will be three phases. Phase one will include 8 offices / meeting rooms, adult restrooms, and gross motor space. This phase will be complete by the fall. Phase two will include children’s restrooms. Plumbing will be installed during phase one, but entire restrooms will be added later when more money is available. Completion of this phase has not been determined. Phase three will include a curtain wall. Again, the structure will be in place, but the actual wall will not be installed until more money is available. Completion for this phase has not been determined. The project was broken down in this manner for two reasons; to fulfill our obligation for the award and because of limited funding. Below is a list of next steps for the NW expansion.

a. Gordon hosted a pre-bid meeting on 2/21 at Northwest for all architect applications. At this meeting, all interested parties (12) received a bid package and overview of the project. Each architect had until 2/27 at noon to submit their bid. At 1:00 on 2/27, we opened the sealed bids and began the evaluation process. We have selected an architect and will now begin the professional design stage to acquire permit ready drawings. The next phase will be to complete a bid package for the selection of a general contractor.

b. Once drawings are complete, we will have to submit them to the City for final approval. This should not take very long.

c. A Request for Proposals (RFP) for construction work will be posted and advertised by mid-April. We hope to begin construction by 5/1 at the latest.

Estimada comunidad de Family Star,

Me gustaría actualizarlos a todos con los recientes acontecimientos relacionados a las instalaciones e informática. Si tienen alguna pregunta sobre la siguiente información, por favor llámenme (303) 477-7827 o escriban un email a lespinoza@familystar.net. Estamos muy contentos de seguir avanzando en varios proyectos, y continuaremos compartiendo con ustedes el progreso que hagamos.

Sinceramente,

Lionel Espinoza, M.Ed

Director de operaciones

·         Estoy trabajando con Gordon Smith (nuestro gerente de instalaciones), Josie Atkins-Banks (directora del centro de la escuela noreste, edificio principal) y Deborah Covill (maestra líder del Nido 1) para crear el plan de un área de desarrollo motriz al aire libre en el edificio principal del centro noreste. Este espacio atrás del edificio será para niños de 2 meses a 3 años de edad. Esperamos completar algo en 4 a 6 semanas, dependiendo del clima. El costo tomará en cuenta que nos mudaremos al edificio de Curtis Park en el otoño.

·         Estoy trabajando con Stacy Allen (directora del edificio de la Primaria en el centro noreste) y Gordon para crear una cronología de la mudanza a Curtis Park. Esta cronología incluirá información sobre la aplicación para recibir las licencias relativas al cuidado de niños y licencia de operación de negocios, al igual que la logística de la mudanza. Una vez establecido el plan, lo compartiré con todos para que den sus observaciones. Mientras tanto, por favor avísenme si piensan que algo debería ser incluido en la cronología.

·         He recibido propuestas de Nexus Tek para comprar nuevas computadoras para todo el personal de los salones. Espero reunirme con Stacia Harris (asistente ejecutiva) y Zena De Guzman (directora de finanzas) esta semana para examinar las propuestas y asegurarnos de que estamos cumpliendo con las regulaciones de adquisición. Esperamos tener las computadoras funcionando en dos o tres semanas.

·         La expansión del centro noroeste está progresando bien. Habrá tres fases. Fase 1 incluirá ocho oficinas/salas de juntas, baños para adultos, y un espacio para el desarrollo motriz de los niños. Esta fase será completada en el otoño. Fase dos incluirá baños para niños.

Las tuberías serán instaladas durante la primera fase, pero los baños enteros serán agregados más tarde cuando haya más fondos. La fecha de término de esta fase no ha sido definida.

La tercera fase incluirá una fachada ligera (muro cortina). La estructura estará en su lugar pero el muro en si no será instalado hasta que haya fondos. La fecha de término de esta fase no ha sido definida. El proyecto fue organizado de esta forma por dos razones: para cumplir con nuestras obligaciones del subsidio y debido a los fondos limitados. A continuación hay una lista de los pasos para la expansión del centro noroeste.

a.       Gordon organizó una junta de pre-propuestas el 2/121 en el centro noroeste para recibir todas las aplicaciones de los arquitectos. Durante la junta, todas las partes interesadas (12) recibieron un paquete de propuestas y un resumen del proyecto. Cada arquitecto tuvo hasta el 2/27 a las 12 del mediodía para entregar su propuesta. A la 1:00 el 2/27, abrimos las propuestas selladas y empezamos el proceso de evaluación. Hemos seleccionado a un arquitecto e iniciaremos la fase de diseño para conseguir los bosquejos (dibujos) ya aprobados para los permisos. La siguiente fase será completar un paquete de propuestas para seleccionar al contratista general.

b.      Uno vez terminados los dibujos, los enviaremos a la Ciudad de Denver para que sean aprobados. Esto no debe llevar mucho tiempo.

c.       Una llamada de propuestas para el trabajo de construcción  será anunciada a mediados de abril. Esperamos iniciar la construcción el 5/1 a más tardar.